Las etapas del proyecto
Para poder administrarlo en un contexto de calidad, un proyecto deberá pasar por varias fases, al final de las cuales deberán definirse los acontecimientos importantes. Cada etapa se relaciona con una prestación y una validación basadas en un documento específico. Esto permite supervisar los productos finales para que cumplan con los requisitos definidos y asegurar el cumplimiento de los costos pactados y del tiempo establecido.
Estas etapas de validación, que representan una de las tareas de la gestión de proyectos, permiten una rápida identificación de los distintos problemas y la adaptación a nuevas restricciones que surgen debido a circunstancias no previstas inicialmente. Es esencial realizar un seguimiento del tiempo destinado a cada tarea e indispensable analizar los riesgos. De hecho, la puesta en marcha de un proyecto genera mucha incertidumbre, ya que sus características todavía no se han formalizado. Esto presenta tantos riesgos para el proyecto, que es necesario intentar identificarlos y anticiparlos. Así, deben preverse medidas tanto para prevenir como para corregir la aparición de este tipo de riesgos en caso de ser necesario.
En cada etapa, es posible que el cliente decida detener el proyecto si considera que no podrán lograrse los objetivos.
El término acontecimiento se utiliza para designar los eventos importantes involucrados en la realización del proyecto que requieren de supervisión. Cada acontecimiento permite verificar el cumplimiento de las condiciones necesarias para que el proyecto continúe. El sistema de fechas de acontecimientos se denomina programa.
La cadena de etapas y validaciones entre el surgimiento de la necesidad y la entrega del producto se denomina "ciclo de vida del producto". El "ciclo de vida del trabajo" corresponde a las etapas y a los productos necesarios para la realización de los trabajos.
El proyecto se puede delinear básicamente de la siguiente manera:
- Fase preparatoria: Esta fase permite a los participantes lograr el entendimiento del proyecto y estudiar el tema para asegurarse de que su implementación sea relevante y se ajuste a la estrategia de la compañía. Esta fase, generalmente considerada Previa al proyecto, debe concluir con la finalización de los documentos que formalizan el proyecto e indican las condiciones administrativas de su realización.
- Fase de implementación: Esta es la fase operativa en la que se realiza el trabajo. Es llevada a cabo por el contratista, conjuntamente con el cliente. Esta fase comienza con la recepción de las especificaciones y termina con la entrega del trabajo.
- Fase de finalización: En este punto, el trabajo inicia su producción, es decir que las partes deben asegurarse de que el trabajo cumpla con las expectativas del usuario y garantizar que su "instalación" y uso sean los correctos. En la medida en que es el contratista quien conoce el producto que ha sido terminado, el mismo es el responsable de su instalación.
Estas tres fases son: ajuste, ejecución, finalización. Cada una de estas macro fases puede dividirse en etapas. La división propuesta se basa en el método MERISE. Este es el método utilizado más comúnmente, pero también existen otros.
Es esencial durante el inicio del proyecto, asegurarse de que el contratista y el cliente estén de acuerdo en un método común y conozcan sus respectivas responsabilidades (ciclo de toma de decisiones).
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